Die arbeitsrechtliche Abmahnung erfüllt drei Funktionen. Sie dient der Dokumentation, der Ermahnung und hat gleichzeitig eine Warnfunktion.

Die Dokumentationsfunktion verlangt, eine möglichst konkrete Darstellung des abzumahnenden Verhaltens. Es genügt also nicht, wenn nur erwähnt wird, dass irgendwann irgendetwas falsch gemacht wurde. Erforderlich ist, die genaue Angabe, wann und was falsch gemacht wurde. Nach Möglichkeit sollten Zeugen genannt werden. Die Mindestanforderung, die an die Konkretisierung gestellt wird, ist die, dass eine Verwechslung mit einem anderen Verhalten ausgeschlossen ist.

Mit der Abmahnung muß der Arbeitnehmer dazu aufgefordert werden, sich künftig pflichtgemäß zu verhalten. Dies stellt die Ermahnungsfunktion dar. Besondere Relevanz entwickelt diese Funktion der Abmahnung bezüglich des Verschuldens bei Folgeverstößen.

Die Warnfunktion beinhaltet die Androhung arbeitsvertraglicher Sanktionen. Hier kommen besonders die verhaltensbedingte oder sogar außerordentliche Kündigung in Betracht. Dem betroffenen Arbeitnehmer muß unmissverständlich klar gemacht werden, dass sein Arbeitsverhältnis gefährdet ist, wenn er sein Verhalten nicht ändert.